パソコンやタブレット、スマートフォンを使用してインターネット経由でやり取りするコミュニケーションツールです。デスクトップ共有といった画面や資料の共有、チャット機能等に対応しています。テレワークを導入するうえで社員同士のコミュニケーション、クライアント様と会社を繋ぐ大事な商談ツールとして利用されます。オンラインミーティングは会社や出先・自宅等、場所を選ばず手軽にできるのでどこからでも会議に出席出来ます。
まずは、特によく利用されているアプリをご紹介します。
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）とは、チャットや会議、ファイルの共有などを行うことができるビジネスチャットツールです。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットしたりできます。Word、Excel、PowerPoint、SharePointなど組み込みのMicrosoft 365 アプリでファイルの共同作業が行える点に特長があります。業界を問わず、さまざまな企業で導入・活用されています。
役員会議や他拠点での会議においては人数が多くなりがちですが、可能な限り少人数で会議を行うことをおすすめします。これは通常の会議でも同様ですが人数が多いと内容や要点などを整理するだけでも大変です。また、人数が多くなると全ての出席者の表情などを読み取ることが不可能であったり、声が聞きづらく誰の声かわからいということがよく起きます。出席者が多くなればなるほど、このような問題が多く発生します。そのため、可能な限り少人数で行いましょう。
ほとんどのオンラインミーティングアプリで画面共有などが可能です。言葉だけでは説明が難しい場合は画面を出席者に共有すればスムーズにミーティングを進めることができます。また、そのほかにもマイクやビデオのオンオフなどさまざまな利用方法を知ったうえでオンラインミーティングを行うことが重要です。
オンラインミーティングの人数が多くなってくると誰が喋っているのかがわかならいことが多々あります。そのため、まずは自分の名前を名乗ってから発言しましょう。また、意見を聞く場合も同様で質問をしたときに誰に対してなのかがわかりづらいということが多々ありますのでこれも「○○○さん」など回答をもらいたい人の名前を伝えましょう。
テレワークを導入するにあたりオンラインミーティングは必ずと言っていいほど必要になってきます。社員間でのお打ち合わせはもちろんのことクライアント様との商談にも使用されます。今後、テレワークが普及する中でさらにオンラインミーティングの需要は大きくなってきます。そのため、正しい使い方や自社にあった運用方法などを策定していく必要があります。
